Suppression d'une tâche ou d'un service

Une tâche effacée par erreur ne se récupère pas : ce mot de passe est le seul garde-fou entre un clic mal placé et la perte du travail d'un agent. Il est demandé avant chaque suppression dans le planning.

Important : tant que ce champ reste vide, le mot de passe d'origine 010675 continue de s'appliquer. Renseignez-le pour qu'il ne soit plus utilisable dans votre collectivité.

Liste des services pour répartir les tâches des jalons.

Interlocuteurs de la liaison de direction. Chaque demande est adressée à l'un d'eux, et le module leur consacre un onglet. Tous les onglets restent consultables par tout le monde.

Élus (nom · mail)

Agents (nom)

Services associés (nom · mail · référent)

Mails en copie (maire, etc. — plusieurs possibles)

Services organisateurs (nom · référent · mail)

Types de réunion

Chaque type appartient à un répertoire : ce sont les onglets qui classent les réunions à venir. Pour les types qui réunissent toujours les mêmes personnes — un conseil d'administration, une commission —, la liste des membres se reporte d'elle-même à la planification.

Services & responsables (service · responsable · mot de passe)

Le mot de passe protège la rédaction : seul le responsable qui connaît son mot de passe peut écrire sous son nom.

Services de la collectivité (nom · mail · responsable)

Ces services sont injectés dans le module « Gestion des congés » : ils servent à rattacher les agents et à filtrer les demandes. Les services déjà créés dans le module sont conservés et mis à jour, jamais supprimés (des agents peuvent y être rattachés).

Qui peut se connecter au module (nom · profil · service · mot de passe)

Chaque personne apparaît dans la liste « Connecté en tant que », en haut du module.
Accès complet : Maire · Adjoint(e) · Direction · RH
Accès restreint : Responsable de service — ses agents uniquement : il consulte et valide, sans modifier les soldes · Élu — le calendrier seulement.
Le champ « Service » ne sert QU'AU profil Responsable de service : indiquez-y le nom exact d'un service déclaré ci-dessus. Pour tous les autres profils, laissez-le vide.
Mot de passe : demandé une fois par session à qui choisit cette identité. Laissé vide, le profil est accessible sans mot de passe.

Alerte de réapprovisionnement

Quand un article passe sous son seuil, le module « Gestion des stocks » se signale sur la page d'accueil. Indiquez qui doit être prévenu : le module préparera un courriel récapitulatif, prêt à envoyer.

Laissez vide pour utiliser l'objet par défaut. La liste des articles concernés est ajoutée automatiquement au message.

Repérage sur la carte

Le code postal aide à placer précisément les commerçants sur la carte (utile quand plusieurs communes portent le même nom).

Secteurs de la commune (quartiers, zones)

Ces secteurs servent à localiser chaque intervention. Ils alimentent les statistiques et les communiqués : « le secteur le plus impacté » en découle. Laissez vide pour conserver les secteurs par défaut.

Types d'incident

Menu déroulant proposé lors de la saisie d'un rapport d'incident.

Types de contravention

Menu déroulant proposé lors d'une verbalisation.

Destinataires des communiqués (en copie)

Adresses mises en copie lorsque le communiqué est envoyé par mail (service communication, cabinet du maire…).

Dépôt des dossiers de subvention

Ces deux dates s'appliquent à toutes les associations. Dans la fiche de chaque association, la date de remise réelle du dossier est comparée à ces échéances.

Un dossier remis après cette date voit sa subvention proposée — et son montant voté — divisés par deux.

Un dossier remis après cette date ne donne droit à aucune subvention (0 €).

Notifications

Être averti lorsqu'une saisie est enregistrée dans un module, sur cet appareil. Un bandeau apparaît en haut à droite et s'efface au bout de cinq secondes ; si vous travaillez dans une autre application, une notification du système prend le relais.

Un bandeau en bas à droite, une seule fois par version. Le détail reste consultable dans l'onglet « Versions » en bas de la page d'accueil.

Le navigateur n'autorise le son qu'après une première interaction avec la page : c'est une règle de sa part, non un défaut du logiciel.

Modules à surveiller

Décochez ceux dont vous ne voulez pas être averti. Seuls les modules auxquels vous avez accès sont proposés.

Centres de loisirs & mercredis récréatifs

Ces réglages étaient auparavant dans le module lui-même. Ils sont regroupés ici, avec ceux de tous les autres modules.

Prise en charge BAFA

L'enveloppe est votée pour l'année. Chaque prise en charge signée la décompte, et le module indique combien de dossiers peuvent encore être financés.

Le récapitulatif signé lui est adressé, avec l'état de l'enveloppe.

Apposée sur le document de prise en charge, avec le sceau de la commune repris du Parapheur.

Ratios d'encadrement

Un animateur peut encadrer au maximum ce nombre d'enfants. Le module vérifie ces ratios lors de l'affectation.

Validation des réservations de salle

Les demandes déposées par les associations sur le portail de réservation sont d'abord instruites par le service, puis soumises à l'élu référent pour supervision.

Une fois la demande validée par le service, un message lui est préparé afin qu'il donne son accord définitif.

Il est demandé au moment de superviser une réservation. Sans lui, un administrateur pourrait donner l'accord à la place de l'élu. Laissez vide pour ne rien exiger.

État des lieux et facturation des dégradations

À la restitution d'une salle, l'agent compare l'état de sortie à celui d'entrée. Les manques et dégradations sont chiffrés, signés par le locataire, puis transmis au service qui établit la facture.

Le récapitulatif chiffré lui est adressé. L'adresse du locataire figure dans le message : le service n'a plus qu'à le lui transmettre avec la facture.

Un montant par type de dégradation. Il est proposé lors du constat, et reste modifiable au cas par cas : une rayure n'a pas le même coût selon l'endroit. Le matériel manquant, lui, est chiffré au prix du module Gestion des stocks — inutile de le ressaisir ici.

Il est demandé avant de supprimer définitivement une demande de réservation, pour éviter les effacements par mégarde.

Lorsqu'il est connecté à Hélys — sur ordinateur, tablette ou téléphone — une notification l'avertit qu'une réservation attend sa supervision. Son navigateur lui demandera l'autorisation la première fois.

Demandes de poubelles pour les manifestations

Quand une manifestation nécessite des poubelles supplémentaires, le module « Propreté & mobilier urbain » prépare un mail pour demander leur mise à disposition. Indiquez ici les destinataires.

Le mail lui demande de saisir la commande de poubelles auprès des services de la Métropole (MEL).

Utilisée si les poubelles sont disponibles en stock : le service logistique est sollicité pour les livrer la veille ou le jour de la manifestation.

Responsable du service technique / bâtiment

Un équipement cassé, à réparer ou à remplacer ne relève pas des espaces verts mais du service technique. Le signalement part à cette adresse et s'inscrit au planning de ce service.

Destinataire des signalements de corbeilles pleines — à vider. L'intervention est aussi inscrite au planning hebdomadaire de ce service. Ce qui est cassé ou à remplacer part au service technique, ci-dessous.

Nom des habitants (gentilé)

Le module intitule ses écrans et ses courriers avec le nom que porte la population de votre commune. Laissez vide pour qu'il emploie simplement « habitants ».

Élus référents de l'accueil (nom · mail)

Ce sont eux qui reçoivent la liste des foyers à convier. Le module prépare le message ; l'agent le relit avant de l'envoyer.

Proposé par défaut à la saisie, et modifiable cérémonie par cérémonie.

Portée de la signature. L'image apposée par le parapheur vaut visa interne. Ce n'est pas une signature électronique au sens du règlement eIDAS : elle ne convient pas aux bons de commande, aux actes soumis au contrôle de légalité, ni aux envois en préfecture, qui restent signés à la main ou par un prestataire de signature qualifiée.

Signature du signataire final

Scannez la signature sur fond blanc, puis détourez-la. Un PNG transparent se pose proprement sur le document ; un JPEG y ajoutera un rectangle blanc.

Sceaux de la collectivité

Le premier validateur du circuit appose un sceau sur le document, comme on le ferait au tampon. Le sceau proposé dépend de la thématique : celui du CCAS pour les documents du CCAS, celui de la mairie pour tous les autres. Aucun choix n'est laissé au moment de viser, ce qui évite d'apposer le mauvais.

Scannez le sceau sur fond blanc et détourez-le. Un PNG à fond transparent se pose proprement sur le document ; un JPEG y ajoutera un rectangle blanc qui masquera le texte en dessous.

Thématiques (classement des documents)

Chaque thématique a son onglet de couleur, comme les intercalaires d'un parapheur : on retrouve un dossier d'un coup d'œil, sans lire les titres.

Circuits de validation

Un circuit est une suite d'étapes. Les premières attestent la lecture ; la dernière signe.

L'adresse mail indique de qui c'est le tour : seul ce compte voit apparaître le bouton de validation. Laissez-la vide pour que n'importe quel agent ayant le module puisse valider l'étape — c'est le réglage à retenir dans une petite commune, ou tant que les comptes ne sont pas créés.

Attention à la saisie. Une adresse qui ne correspond à aucun compte existant réserve l'étape à quelqu'un qui ne pourra jamais se connecter. L'administrateur de la mairie peut toujours débloquer un tel document, mais son nom figurera alors au registre à la place du titulaire.

Le mot de passe est le contrôle réel : il n'est connu que de la personne désignée. Laissé vide, l'étape se valide sans rien demander.

Suppression d'un document

Il est demandé avant de retirer définitivement un document du parapheur. Un document visé ou signé porte une trace de validation : le supprimer efface aussi cette trace, d'où cette précaution. Laissez vide pour qu'aucune suppression ne soit possible.

Mots de passe de suppression

Dans ces modules, une suppression définitive demande un mot de passe. Définissez ici celui de votre collectivité, module par module.

Important : tant qu'un champ reste vide, le mot de passe d'origine 010675 continue de s'appliquer pour ce module. Renseignez-les pour qu'il ne soit plus utilisable dans votre collectivité.

Le mot de passe du Planning hebdomadaire se règle dans son propre onglet, ci-dessus.